Ketika Anda mengetik “ERP” di internet, terdapat banyak informasi yang terkadang bikin bingung. Setiap website seolah memiliki definisinya sendiri mengenai ERP, dan satu implementasi ERP bisa bervariasi dengan yang lainnya. Namun, perbedaan-perbedaan inilah yang membuat ERP seperti alat bisnis yang sangat kuat.
ERP: Pengertian dan Keuntungannya
Untuk tahu bagaimana cara sebuah ERP bisa mentransformasikan bisnis Anda menuju kesuksesan, sebaiknya Anda mengatahui dulu apa itu ERP dan bagaimana cara kerjanya. Ya, ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning, yang berarti sebuah sistem software bisnis terpadu yang bisa Anda gunakan untuk menjalankan fungsi penjualan, fungsi finansial, proyek, manufaktur, supply chain, procurement, e-commerce, dan hampir seluruh fungsi yang ada di perusahaan Anda. atau sederhananya, software ERP mengintegrasikan beragam fungsi tersebut menjadi satu sistem lengkap untuk meringkas informasi dan proses dari seluruh perangkat perusahaan.
Fitur utama sistem ERP adalah menyediakan satu database yang bisa diakses bersama-sama dan digunakan untuk unit bisnis yang berbeda. Dalam pratiknya, ini berarti karyawan-karyawan di divisi yang berbeda dapat mengandalkan informasi serupa untuk kebutuhan mereka masing-masing.
Sejarah Singkat ERP
Istilah ERP pertama diperkenalkan oleh perusahaan riset Gartner pada 1990, namun sebenarnya intisari ERP sudah diterapkan pada 1960-an. Kala itu, konsep ini diterapkan pada manajemen inventori untuk sektor manufaktur. Para software engineer membuat program untuk memonitor inventori dan laporan-laporan. Pada 1970-an ini berubah menjadi Material Requirements Planning (MRP) untuk membuat jadwal produksi.
Pada 1980-an, MRP berkembang dan banyak yang menyebutnya MRP-ll atau Manufacturing Resource Planning. Sejak 1990, sistem ini berkembang lebih luas tak hanya untuk mengontrol inventori dan proses operasional, menuju fungsi-fungsi back office lainnya seperti akuntansi dan human resources, sehingga terus berkembang menjadi sistem ERP yang kita kenal sekarang.
Di masa sekarang, ERP mencakup Business Intelligence (BI), juga aspek front office seperti Sales Force Automation (SFA), marketing automation, dan e-commerce. Karena bisa membuat produk semakin baik dan banyak cerita-cerita sukses tentang penggunaan ERP, kini perusahaan-perusahaan semakin sadar pentingnya sistem ini.
Lebih lanjut, meskipun huruf ‘E’ dalam ERP berarti enterprise, perusahaan-perusahaan berskala kecil atau menengah mulai berani mengadopsi ERP. Software-as-a-Service (SaaS) juga ikut campur tangan perkembangan tren ini. Solusi berbasis cloud tidak hanya membuat software ERP jadi lebih terjangkau. Yang lebih penting adalah cloud ERP menyediakan laporan real-time dan BI, sehingga membuat aspek tersebut menjadi lebih bernilai untuk para petinggi perusahaan dan staf untuk mencari data. Karena itu, sudah banyak perusahaan di segala macam ukuran sudah bertransisi ke sistem cloud ERP.
Keunggulan Menggunakan ERP
- Sinkronisasi laporan dan Otomasi
Software ERP menawarkann bermacam level sinkronisasi laporan dan otomasi. Daripada memaksa karyawan untuk terus berdebat akan database dan spreadsheet berbeda untuk membuat laporan, ERP punya solusi yang bisa membuat karyawan menarik data dari satu sistem spesifik. Sebagai contoh, data penjualan yang bisa langsung mengalir ke sistem finansial tanpa harus diinput secara manual. Divisi procurement pun bisa memproses pesanan lebih cepat dan akurat, divisi finansial pun juga bisa menutup buku lebih awal. Fitur ERP juga termasuk sebuah portal atau dashboard yang bisa membuat karyawan dengan cepat memahami performa bisnis dalam key metric.
- Efisien
Secara umum, ERP dapat membantu karyawa-karyawan perusahaan Anda melakukan pekerjaannya dengan lebih efisien. Pasalnya, ERP mampu menghilangkan batasan-batasan antar unit bisnis.
- Data real-time
ERP menyediakan data yang real-time sehingga bisa membuat perusahaan menangani masalah-masalah yang ada secara proaktif sekaligus meningkatkan performa bisnis.
- Finansial
Selain bisa menyelaraskan berbagai divisi dalam satu perusahaan, ERP dapat meningkatkan kepatuhan finansial dengan standar regulasi yang ada, sekaligus mengurangi risiko yang kapan saja bisa muncul.
- Prioritaskan konsumen
Tak hanya untuk internal perusahaan, ERP juga dapat meningkatkan kepercayaan konsumen. ERP dapat meningkatkan customer service dengan menyediakan satu sumber penagihan dan pelacakan customer service.
Kenapa butuh ERP?
Anda mungkin membutuhkan ERP jika Anda sekarang menjalankan bisnis dengan berbagai macam software yang rumit. Mungkin Anda akan menganggap sama seperti menggunakan Sage untuk divisi keuangan, Salesforce untuk manajemen customer relationship, atau mungkin Microsoft Project untuk manajemen produk, dan Magento untuk e-commerce.
Meskipun baik, konsekuensi penggunaan sistem-sistem tersebut adalah business intelligence yang akan kesulitan. Agar bisa mendapatkan seluruh informasi yang relevan untuk menjalankan bisnis, Anda harus mulai dengan menarik-ulur informasi antara sistem-sistem tersebut dengan cara manual atau integrasi sistem. Ini akan sangat membuang waktu dan bisa berongkos mahal.
Maka dari itu, transisi menuju sistem ERP biasanya dibutuhkan karena keinginan bisnis untuk lebih efisien dan efektif. Dan yang yang terpenting adalah demi keuntungan bisnis.
Apakah ERP mahal?
Dari semua software yang Anda gunakan, ERP mungkin salah satu software yang secara signifikan bisa mengurangi budget dan meningkatkan profit perusahaan Anda. Berikut alasan-alasannya.
- Mengonsolidasi sistem yang berarti Anda bisa mengurangi beberapa penggunaan software yang sudah ada.
- Jika Anda mendapatkan ERP berbasis cloud seperti NetSuite atau SAP Business ByDesign, Anda bisa menyingkirkan banyak hardware dan ongkos maintenance IT.
- Meningkatkan proses produksi dan efisiensi secara tepat waktu dan juga uang. Membuat customer experience jadi lebih baik dan mengurangi effort sehingga baik dari sisi profitability.
- Anda akan memiliki keunggulan besar karena memiliki business intelligence yang lebih baik.
Setelah mengetahui, ada baiknya tahu cara mengimplementasi ERP ke perusahaan Anda. berikut tips agar Anda bisa sukses transisi ke sistem ERP.
- Evaluasi kebutuhan Anda
Apakah Anda benar-benar butuh sistem yang sangat canggih? Sistem tersebut belum tentu bisa memecahkan masalah di perusahaan Anda. Terkadang, banyak perusahaan manufaktur kelas dunia menggunakan sistem yang sederhana dan kuno untuk mengatur kebutuhan ERP.
- Perbaiki proses operasional
Implementasi sistem ERP bukanlah untuk memperbaiki proses yang sudah rusak. Sebelum berinvestasi pada sistem ERP, Anda dianjurkan untuk mengevaluasi dan mendesain ulang proses operasional Anda.
- Sesuaikan software Anda
Vendor ERP menawarkan software dengan standar tinggi, biasanya dengan modul paripurna untuk industri tertentu. Salah satu kekhawatiran terbesar perusahaan dalam implementasi ERP adalah sistem ini akan mengunci perusahaan ke proses yang sudah distandarisasi. Saat meng-custom software untuk meningkatkan proses operasional, pastikan kompetitor-kompetitor Anda tidak memiliki program yang sama, sehingga Anda tetap memiliki keunggulan bisnis tersebut.
Apabila Anda masih juga bimbang apakah ERP bisa meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan, sebaiknya Anda menghubungi Indonesian Cloud. Kami memiliki tim ahli Managed IT Services yang dengan cermat menganalisis kebutuhan individu masing-masing perusahaan, menanggapi dengan solusi manajemen, dan konsultasi.
Berikut penjelasan dari kami. Jika Ingin membaca artikel lainnya seputar teknologi atau ingin informasi lebih lanjut mengenai produk dari Indonesian Cloud, Anda dapat mengunjungi laman website kami Indonesiancloud.com, dan website VPS kami cloudhostingaja.com. Sampai jumpa di artikel lainnya.