Document Management System

Menurut survey yang dilakukan oleh McKinsey, 92% perusahaan atau organisasi mengaku memiliki target untuk tidak lagi menggunakan kertas. Akan tetapi, juga ada sekira 20% perusahaan mengklaim konsumsi kertas mereka terus naik tiap tahunnya.

Mengurangi penggunaan kertas jelas baik untuk lingkungan. Menerapkan lingkungan kerja yang paperless juga terbukti dapat meningkatkan ROI, meningkatkan produktivitas hingga 50%, melipatgandakan kapasitas pemrosesan alur kerja, dan memudahkan dalam mengakses dokumen-dokumen penting. 

Paperless terbukti akan mengoptimalkan banyak faktor dari sisi bisnis. Faktor kunci penerapan yang sukses adalah infrastruktur yang Anda bua. Langkah pertama dan yang paling penting adalah menemukan Document Management System (DMS) yang tepat.

Definisi Document Management System

Sebuah DMS adalah software yang digunakan untuk melacak, mengelola, dan menyimpan baik itu dokumen atau gambar. Dalam praktiknya, ini berarti Anda mendigitalisasi dokumen-dokumen kertas Anda untuk mengurangi penggunaan kertas maupun ruang penyimpanannya, seperti rak atau laci.

Sistem ini juga bekerja dengan scanner, sehingga Anda dapat menyimpan secara digital seluruh dokumen kertas yang perusahaan Anda gunakan. Dengan bantuan mesin canggih, DMS menawarkan akses cepat ke dokumen atau file apa pun, sehingga dapat mengurangi banyak waktu dalam mencari dokumen.

Manajemen dokumen juga berarti bagaimana perusahaan Anda mengelola, menyimpan, dan melacak dokumen-dokumen elektronik. Manajemen dokumen adalah salah satu teknologi pendahulu dari manajemen konten, sehingga manajemen dokumen secara garis besar memiliki fungsionalitas yang sama dengan manajemen dokumen termasuk. Berikut beberapa fitur utama dari manajemen dokumen:

  • Check-in/check-out dan penguncian: Untuk mengoordinasikan pengeditan dokumen, sehingga perubahan yang dibuat satu orang tidak akan menimpa perubahan yang dibuat orang lain.
  • Roll-back: Mengaktifkan versi sebelumnya untuk jaga-jaga ada eror atau perilisan prematur.
  • Jejak audit: Memungkinkan izin rekonstruksi apa atau siapa yang mengedit dokumen selama waktunya di dalam sistem.
  • Anotasi dan stempel.

Proses manajemen dokumen dimulai dengan konversi dokumen kertas seperti formulir, struk dan lain-lain ke file elektronik. Proses konversi akan menghapus halangan-halangan yang sebelumnya dibuat oleh kertas seperti pengkopian, distribusi informasi yang lambat, lupa menyimpan dokumen, dan sebagainya. Setidaknya, ada lima komponen dasar dari sistem manajemen dokumen.

  1. Alat penangkap untuk membawa informasi yang dibutuhkan ke dalam sistem.
  2. Desktop, web, dan aplikasi mobile yang membuat dokumen dengan mudah dicari dan diedit.
  3. Struktur folder untuk mengelola, menyimpan, dan mengarsipkan dokumen.
  4. Workflow functionality yang mengotomatiskan pekerjaan manual seperti mengisi formulir dan approval dokumen.
  5. Security functionality untuk melindungi dokumen-dokumen dari akses yang tidak memiliki otoritas.

Satu keputusan penting saat memilih DMS adalah delivery model yang cocok untuk spesifikasi Anda. Anda harus memilih apakah sistemnya di-host secara lokal atau eksternal di cloud. Untuk itu, mari kita pisahkan untuk Anda.

DMS yang di-host secara lokal

Keuntungan terbesar dari DMS self-host adalah Anda dapat mengontrol dan Anda tidak perlu bergantung pada pihak ketiga untuk pengelolaan dan pengoperasiannya. Perusahaan yang memutuskan untuk DMS lokal biasanya cemas akan keamanan. 

Syarat yang Anda harus punya adalah memiliki tim IT inteernal yang mampu melakukan hosting in-house, lalu memiliki hardware untuk menyediakan ruang server.

Perusahaan kecil dan sedang biasanya akan memilih solusi ini, sedangkan perusahaan lebih besar jarang menggunakan jenis ini karena aset dokumen yang sangat besar dan membutuhkan distribusi secara global.

DMS berbasis cloud

Saat meng-hosting DMS Anda di cloud, keuntungan terbesarnya adalah Anda tidak membutuhkan tim IT untuk menginstall software dan pengelolaannya. Anda juga akan mengirit banyak biaya jika dibandingkan dengan DMS lokal. 

DMS berbasis cloud juga dapat membuat Anda mengakses sistem dari mana pun, asalkan memiliki jaringan internet. Dengan cloud, ruang penyimpanan bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Jika lupa memback-up, file Anda juga akan tersimpan secara otomatis.

Untuk menemukan DMS jenis apa yang cocok untuk perusahaan Anda, Anda harus memetakan kebutuhan perusahaan dan ingat sumber daya apa saja yang sudah tersedia. Lalu perubahan apa saja yang bisa terjadi ke depannya, yang mungkin akan berdampak pada fitur-fitur DMS. Ada banyak vendor yang menyediakan DMS, akan tetapi tidak semua sistem DMS serupa. Jadi, Anda harus melakukan riset mendalam terlebih dulu.

Bagaimana cara DMS meningkatkan kinerja perusahaan?

Setiap perusahaan memiliki pekerjaan yang repetitif untuk mencapai tujuan bisnis, dan itu terkadang menyulitkan dan kurang efektif Terdapat banyak cari bagi DMS untuk membuat kinerja perusahaan menjadi lebih cepat dan efisien. Maka dari itu, DMS membantu perusahaan Anda untuk mengoptimalkan operasional dengan tools yang mampu melakukan hal-hal berikut:

  • Menghapus manual data entry, penamaan dan pengisian dokumen.
  • Memberikan karyawan dengan informasi yang mereka inginkan, sehingga lebih cepat dalam pengambilan keputusan.
  • Manajer dapat memonitor tindakan karyawan yang bekerja gesit atau lambat.
  • Membuat data-data yang tidak terstruktur seperti dokumen, email, foto, dan lain-lain menjadi mudah diakses, dicari, tersedia, dan relevan.
  • Bisa membuat karyawan membagikan dokumen dengan cepat dan aman untuk klien.

Template Management System (TMS)

Perusahaan sudah pasti memproduksi banyak dokumen setiap harinya, dan template management system dapat meningkatkan pemrosesan operasional perusahaan seperti email, presentasi, Ms Word, Excel spreadsheet, dan lain-lain. Ini jugalah yang membedakan dengan DMS. TMS membantu Anda bekerja secara cerdas dan efisien dengan menggunakan template perusahaan, sehingga membuat TMS sebagai alat tambahan yang sangat berguna bagi manajemen dokumen perusahaan.

TMS dapat membuat Anda mendistribusi dan mengelola seluruh aset dokumen perusahaan. Ini dapat meningkatkan produktivitas karena setiap karyawan bisa mendapatkan konten terupdate tanpa susah payah. Jelas, ini adalah cara terbaik untuk mengirit waktu, sumber daya, dan yang terpenting adalah kertas.

Karena itu, agar terciptanya lingkungan kerja yang lebih produktif dan efektif, Indonesian Cloud hadir dengan menawarkan solusi CloudD. CloudD membantu Anda mengonversi seluruh dokumen fisik menjadi dokumen digital. Anda tidak perlu lagi khawatir jika dokumen tertinggal di kantor, karena CloudD memungkinkan Anda mengakses dokumen digital di mana saja. 

Anda juga dapat dengan cepat melakukan pencarian beragam dokumen digital, contohnya melalui pencarian berdasarkan indeks dokumen. Selain itu, CloudD juga membuat sirkulasi dokumen antar tim Anda lebih mudah, sehingga proses pengecekan dokumen menjadi lebih efektif.

Ancaman Cyber Terhadap Kesinambungan Bisnis Anda (Cyber Security and Business Continuity)

Kesinambungan bisnis tengah menjadi fokus para petinggi perusahaan, sebab mereka harus menemukan cara agar semuanya tetap berjalan normal di tengah pandemi COVID-19. Kesinambungan bisnis...

On Premise vs. Cloud: mana infrastruktur IT yang tepat untuk rumah sakit ?

Berbicara tentang Hospital Management Software (HMS), perangkat lunak untuk rumah sakit atau klinik, pilihannya ada banyak untuk menjawab solusi yang beragam. Beberapa rumah sakit...

Share

#Trending

Promosi

Jalani bisnis atau industri anda bersama Indonesian Cloud

Dapatkan tawaran menarik dengan mendaftar ke Newsletter kami.