Paperless office, yang juga biasa disebut paper-free office, adalah lingkungan kerja yang menggunakan kertas dengan sangat minim dan sebagai gantinya beralih ke dokumen digital. Ada juga istilah paperless employee yang berarti pekerja yang berhasil mengurangi penggunaan kertas dalam operasionalnya. Proses peralihan dari kertas fisik ke file elektronik dikenal sebagai digitalisasi.
Ide awal dari lingkungan kerja bebas kertas sejatinya sudah ada dari dulu sejak penggunaan komputer pertama. Kala itu, meskipun sudah menggunakan dokumen elektronik dan email, beberapa perusahaan tetap bergantung pada dokumen berbentuk kertas fisik. Padahal, terdapat banyak benefit dengan paperless, mulai dari menghemat ongkos hingga meningkatkan keamanan data.
Manfaat Menerapkan Paperless Office
Hingga masa sekarang, penggunaan kertas fisik masih banyak dipakai beberapa perusahaan untuk material onboarding HR, struk pengadaan barang, hingga materi handout saat meeting. Berikut keuntungan-keuntungan jika perusahaan Anda segera menerapkan paperless office:
- Hemat Waktu dalam Pencarian dokumen
Waktu yang dihabiskan untuk menulis, merapihkan, dan mencari dokumen fisik sangatlah banyak. Padahal, Anda bisa melakukan hal lain yang lebih produktif ketimbang hal tersebut. Dokumen yang telah digitalisasi tersimpan di pusat data, sehingga memudahkan Anda dalam mencari hingga mengatur dokumen tersebut.
Bahkan ada beberapa software seperti Document Management System yang menawarkan banyak kemudahan, seperti kemampuan pencarian dokumen yang hebat layaknya Google. Dengan ini, karyawan-karyawan bisa mencari file dengan satu kali klik, jauh lebih cepat daripada mencari dokumen fisik di antara tumpukan kertas.
- Hemat Tempat
Kertas memakan sangat banyak tempat atau ruang. Belum lagi kabinet atau rak untuk penyimpanan kertas. Seiring berjalannya waktu, kertas akan terus bertumpuk sehingga sulit untuk mencari dokumen-dokumen yang diinginkan.
Digitalisasi dokumen bisa membuat Anda menyimpan seluruh dokumen, baik itu di on-premise server atau di cloud. File digital disimpan di sebuah repositori sehingga tidak banyak membutuhkan ruang ketimbang menyimpan dokumen fisik.
- Hemat Biaya
Beralih ke digitalisasi meningkatkan proses kerja jadi lebih efisien, sehingga otomatis menghemat uang. Paperless office bisa memproses volume dokumen yang jauh lebih besar ketimbang cara tradisional .
Lebih lanjut, digitalisasi mengurangi ongkos untuk kertas, tinta, printer, ruangan, dan waktu kerja karyawan. Menghemat waktu kerja karyawan menjadi sangat bernilai dalam hal audit atau tugas yang berulang seperti mengatur reimbursement karyawan tiap bulannya.
Berbagai Manfaat Lainnya
- Kemudahan Transfer Informasi
Software manajemen dokumen menawarkan proses sederhana untuk menyimpan dokumen. Software dengan mudah mengumpulkan dokumen digital menggunakan scanner, screenshot menggunakan smartphone, atau mengimpor file tipe apa pun(.doc, .pdf, dll). Aplikasi yang sering digunakan seperti Microsoft Office dan Adobe Acrobat, terintegrasi dengan software manajemen dokumen dan memiliki plugin bawaan yang bisa membuat dokumen Anda tersambung langsung dengan software hanya dengan satu kali klik.
- Ramah Lingkungan
Pembuatan kertas menghasilkan gas rumah kaca, deforestasi, dan pemanasan global. Tentu recycling bisa mengurangi dampak lingkungan, tapi tidak banyak. Mayoritas kertas dibuang begitu saja. Belum lagi tinta dan toner yang mengandung racung dan zat yang tidak bisa diperbarui dan bisa merusak lingkungan. Jauh lebih ramah lingkungan jika Anda mampu mengurangi penggunaan kertas, sambil beralih ke paperless office.
- Meningkatkan Keamanan
Dokumen fisik sulit untuk dilacak, salah dalam menyimpan, atau bisa saja hilang. Akan sulit memonitor, mengakses, print, atau menggandakan dokumen-dokumen yang sensitif. Software manajemen dokumen sekarang memiliki kemampuan keamanan yang canggih yang bisa mengatasi masalah-masalah tersebut.
System administrator bisa mengatur hak akses, memberikan izin pada level dokumen (setting berdasarkan tipe dokumen), level pengguna (berdasarkan jabatan karyawan), level system (keamanan spesifik untuk semua data di sistem).
Tips Perusahaan Menuju Paperless Office
Meskipun akan sulit untuk sepenuhnya tidak menggunakan kertas, tapi berikut ini adalah tips-tips yang bisa membantu Anda menuju paperless office:
- Lacak berapa jumlah kertas yang diprint per orang, dan buat laporan bulanan lalu kirim email ke seluruh karyawan. Jelas, ini bisa dilakukan jika perusahaan Anda memiliki printer yang didukung oleh mesin multifungsional atau printer server. Software standalone print server seperti Print Inspector mungkin bisa dipertimbangkan.
- Minta paperless statement dari bank atau penyedia layanan lainnya seperti perusahaan telekomunikasi. Minta bill secara online karena ini tak hanya mengurangi penggunaan kertas dan amplop, tapi juga meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
- Reproduksi dokumen-dokumen internal di Wikipedia atau online notebook seperti Google Docs atau Evernote.
- Jangan lagi gunakan fax dan ganti dengan formulir berbentuk PDF yang bisa dikirim via email. Online tool seperti PDFescape bisa membuat file PDF dengan isian yang relevan, sementara aplikasi berbayar seperti Nitro Pro 9 dan Acrobat XI menawarkan solusi yang lebih canggih.
- Digitalisasi catatan kertas pribadi membuatnya jadi mudah untuk di-share dan Anda pun makin enggan untuk memfotokopinya. Sekarang banyak yang menggunakan scanner “pribadi” seperti Doxie Flip, yang bisa meng-capture apa yang ada di notebook pribadi Anda.
- Untuk file yang harus dicetak, sebisa mungkin untuk print kedua sisinya. Sekarang sudah banyak printer yang bisa print dua sisi.
- Dalam bisnis, membuat atau meminta kartu nama kepada relasi adalah hal penting. Sekarang, sudah ada aplikasi seperti CamCard dan WorldCard Mobile yang bisa meng-capture kartu nama dan membuat kontak digital.
- Sementara itu, bagi perusahaan-perusahaan yang tidak memilki hardware scanner, aplikasi seperti TurboScan dan Scanner Pro bisa meng-capture dokumen-dokumen dengan kamera smartphone. File ini kemudian bisa diunggah langsung ke penyimpanan cloud, sehingga bisa dibagikan dan dilihat oleh karyawan lainnya.
Pentingnya Penerapan Paperless Office
Mengingat pentingnya penerapan paperless office untuk meningkatkan efisien dan produktivitas perusahaan, hingga untuk ramah lingkungan, Indonesian Cloud menyediakan E-Office Paperless Workflow Approval yang hadir sebagai solusi untuk mentransformasikan proses korespondensi dokumen persetujuan yang sebelumnya berbasis pada perpindahan dokumen fisik/kertas, menjadi bentuk elektronik/digital.
Seluruh proses mulai dari penerimaan surat masuk hingga pembuatan konsep, persetujuan, penomoran, dan distribusi kepada penerima dilakukan secara elektronik. CloudD Document Management System tidak tergantung pada waktu dan tempat, bisa dilakukan kapan dan di mana saja untuk melakukan approval dokumen, karena aplikasi sudah berbasis web.
Berikut penjelasan dari kami. Jika Ingin membaca artikel lainnya seputar teknologi atau ingin informasi lebih lanjut mengenai produk dari Indonesian Cloud, Anda dapat mengunjungi laman website kami Indonesiancloud.com, dan website VPS kami cloudhostingaja.com. Sampai jumpa di artikel lainnya.