Blog

Zimbra Email As A Service

Zimbra Mail-01(R1)

Email: Bagi banyak orang dianggap sesuatu yang sekedar dimiliki, bukan merupakan sesuatu yang penting. Email akan menjadi penting ketika adanya ancaman keamanan terhadap data kita yang tersimpan didalam email tersebut.

Di era bisnis modern saat ini, banyak fungsi, proses, dan sistem telah mampu mendistribusikan pesan kepada staf, pemasok, dan yang terpenting, menerima permintaan dari pelanggan. Mengapa kemudian email tidak diperlakukan dengan tingkat level yang sama dengan sistem TI lainnya di dalam suatu bisnis? Hal ini terlihat email adalah sesuatu yang biasa saja dan tak lebih lebih dari sebuah komoditas pada suatu bisnis, dan satu-satunya masa depan untuk email hanyalah untuk mendapatkannya dengan harga yang murah.

Berinteraksi dengan pemasok dan pelanggan adalah kebutuhan penting dalam bisnis, perusahaan harus dapat memastikan bahwa hal ini dapat terjadi tanpa gangguan, dan tepat waktu. Sebagai contoh, IndonesianCloud sendiri telah menerima banyak kontrak hanya lewat menanggapi permintaan email masuk dengan cepat dan efisien (hal inilah yang membuat tim penjualan kami memiliki SLA khusus pada respon email). Hal ini penting bagi perusahaan untuk menentukan berapa banyak pelanggan/ hubungan komunikasi yang terjalin dengan menggunakan email, dan apa kerugian yang mungkin timbul jika email tidak ada.

Terlepas memiliki email yang online sepanjang waktu, satu hal lagi yang menjadi perhatian adalah sisi keamanan email, terlebih lagi dengan meningkatnya modus penipuan bersifat modern, perusahaan harus mencari cara untuk memastikan bahwa email yang dikirim dapat diverifikasi sebagai autentik, asli atau tidak rusak, dan dapat dilacak. Ketika perusahaan menggunakan layanan email publik seperti @gmail.com, @yahoo.com, @ icloud.com dan lainnnya, bagaimana  penerima dapat yakin bahwa  email yang dikirimkan adalah asli? Selain itu, perusahaan perlu untuk melindungi diri dan menjaga informasi rahasia yang dikirimkan ke penerima yang tidak sah. Teknologi untuk mencegah kehilangan data berperan di sini, tapi perusahaan yang tidak mampu untuk berinvestasi pada teknologi tersebut bisa mendapatkan keuntungan hanya dengan mengaudit log email mereka, dan ketika kecurigaan timbul, dapat langsung memantau kotak surat yang diduga karyawan secara “diam-diam”. Kemampuan ini sangat penting untuk dapat melacak kebocoran dan segera menghentikannya agar tidak terus berlanjut. Prinsip yang sama juga berlaku untuk retensi atau pemulihan email setelah dihapus. Jika seorang karyawan mengirim email dimana  mereka tahu bahwa seharusnya tidak perlu dilakukan, hal pertama yang mereka akan lakukan adalah menghapus email setelah dikirim. Kecuali sebuah perusahaan dapat memunculkan kembali email yang dihapus tersebut, hal tersebut akan sangat sulit untuk membuktikan  email yang pernah dikirimkan. Hal ini juga meluas ke email asli yang tidak sengaja dihapus, atau email yang memang secara sengaja dihapus, tetapi kemudian, diminta untuk dimunculkan kembali. Memindahkan email yang telah  terhapus ke sebuah arsip dibandingkan dengan menghapus secara permanen adalah cara yang lebih aman untuk digunakan.

Perkembangan perangkat ponsel, dan kemudahan untuk mengakses email dari mana saja, dari perangkat apapun, menimbulkan sesuatu yang beresiko bagi perusahaan. Pencurian ponsel, tablet, dan laptop sangat tinggi saat ini, kecuali email perusahaan tersebut sudah terjamin keamanannya, perangkat yang dicuri tersebut memberikan akses gateway secara mudah ke dalam bisnis perusahaan, dan juga menyediakan akses siap pakai untuk mengirimkan email apa pun yang tersimpan pada perangkat yang dicuri . Dalam rangka untuk menjamin kerahasiaan, perusahaan IT membutuhkan cara untuk menonaktifkan koneksi email secara jarak jauh, dan mendapatkan kembali data yang  tersembunyi. Ketika menggunakan sistem email yang standard yang mengandalkan IMAP / SMTP / POP3 maka tidak ada cara sama sekali untuk menggunakan kontrol perangkat secara remote.

Seiring dengan teknologi yang semakin “mature”, satu hal yang pasti terjadi adalah ukuran file akan bertambah besar.  Sebagai contoh dalam mengambil sebuah foto, bahkan 5 tahun yang lalu, mengirimkan gambar lebih dari 1MB hampir tidak pernah terdengar, sedangkan saat ini saat ini hampir tidak mungkin untuk mengirim gambar di bawah 5MB. Hal yang sama berlaku dengan aplikasi bisnis seperti presentasi menggunakan PowerPoint; berbagai gambar yang ada di dalam file presentasi dapat menyebabkan ukuran file membengkak hingga 20 atau 30MB. Perusahaan diharapkan mampu   untuk  mengirim file melalui sistem email milik mereka, namun tidak butuh waktu lama untuk memakan bandwidth Mbps secara berlebihan. Permintaan bandwidth bukanlah sesuatu ini yang aneh saat menentukan biaya keseluruhan sistem email, dan dampak dari bandwith adalah pada seberapa cepat karyawan dapat merespon email ketika mereka terhubung melalui jaringan yang lambat atau tidak bagus.

Menjadikan penjelasan di atas sebagai sebuah pertimbangan, bahwa dianjurkan pada sebuah perusahaan untuk dapat menganalisis dan mengukur kemampuan sistem email mereka saat ini. Direkomendasikan juga kepada perusahaan ketika mencari penyedia layanan email  berbasis cloud, analisa yang sama mesti diberlakukan, bagaimana dengan mudah email dapat dilacak, diaudit, dihapus, pemulihan sistem jika terjadi gangguan, dan juga bagaimana anda dapat memastikan bahwa merek anda dilindungi dari penipuan dengan cara menampilam email signature secara digital sehingga penerima menyadari jika email yang masuk adalah benar dari perusahaan anda serta bagaimana kinerja sistem dari suatu email ketika mengirimkan email secara besar tidak hanya melalui jaringan berkecepatan tinggi. Kebanyakan sistem email berbasis cloud tidak dilengkapi dengan penyimpanan email untuk jangka panjang, DR tidak diaktifkan, dan sistem email ini banyak yang berasa dari negara terpencil (yang juga mungkin memiliki undang-undang privasi yang berbeda), rendahnya biaya  layanan ini perlu dibandingkan dengan dampak bisnis potensial yang mungkin disebabkan karena hilangnya akses ke layanan bisnis, dan ketidakmampuan untuk mengaudit kegiatan/jejak dari karyawan.

IndonesianCloud baru saja meluncurkan layanan email Zimbra berbasis cloud. Solusi ini berada di Indonesia dan dilengkapi dengan sistem retensi email yang berlaku 180 hari,  DR sudah diaktifkan (melalui replikasi ke Data Center ke-2), dan juga menyediakan layanan yang dapat disesuaikan, memberikan kontrol penuh atas keamanan, akses, dan berbagai secara perangkat remote/jarak jauh. Solusi Zimbra sepenuhnya cocok dengan Microsoft Exchange ActiveSync dan MAPI, dan merupakan sistem pengganti drop-in untuk MS Exchange. Hal ini berarti perangkat mobile dapat dikonfigurasi dengan kemampuan menghapus secara jarak jauh, sedangkan mekanisme pemindahannya adalah melalui bandwidth yang dioptimalkan untuk file berukuran besar, dan juga untuk setiap investasi Microsoft Outlook di sistem sebelumnya dapat kembali digunakan. IndonesianCloud juga menyediakan solusi Zimbra Desktop klien secara gratis untuk menggantikan Outlook, hal ini bertujuan untuk mengurangi biaya bagi perusahaan.

IndonesianCloud Zimbra tersedia mulai  dari harga Rp24,000 per user mendapatkan 5GB mailbox, sedangkan untuk harga Rp55,000 per user mendapatkan 50GB mailbox, untuk informasi lebih lanjut silahkan hubungi sales@indonesiancloud.com

Neil Cresswell – CEO IndonesianCloud

Share:
0 comments on Zimbra Email As A Service

Post a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *