Sudah banyak sekali berbagai perusahaan maupun sebuah organisasi yang menerapkan DMS atau Document Management System. Apalagi pada era teknologi yang semakin berkembang ini, seluruh sistem kerja yang ada pastinya akan mengikuti sistem yang lebih efisien dan efektif untuk dilakukan. Maka dari itu, adanya DMS ini menjadikan solusi yang tepat dalam meningkatkan kinerja pengelolaan dokumen.
Apa itu Document Management System ?
DMS adalah kepanjangan dari Document Management System yang dapat diartikan sebuah perangkat lunak yang berfungsi untuk melacak dokumen secara elektronik, mengelola dan menyimpan. Adanya DMS ini bertujuan untuk membantu dalam proses pengelolaan dokumen digital dengan format yang beragam.
Pengelolaan dokumen dalam bentuk digital secara tepat ini arus memenuhi berbagai kebijakan maupun aturan yang berlaku. Biasanya melalui keamanan, workflow, persetujuan maupun pengawasan yang ada dalam sebuah sistem.
Sehingga adanya sistem DMS ini akan memberikan bentuk sistem yang lebih efektif dan efisien. Misalnya, pengelolaan informasi dengan bentuk konten digital dalam suatu organisasi maupun perusahaan agar mendukung proses kerja dan juga meningkatkan kinerja organisasi tersebut secara keseluruhan.
Aktivitas Dalam Document Management System
Berikut terdapat aktivitas dalam program DMS (Document Management System) yaitu sebagai berikut:
- Managing Document Images
Program pada DMS ini mampu mengelola semua jenis dokumen secara komprehensif baik dalam format dokumen maupun gambar. Sehingga tidak hanya memiliki kemampuan merevisi, menciptakan maupun mendistribusikan dokumen elektronik.
Namun untuk dokumen dalam format gambar ini memang tidak mudah untuk dideteksi bagi pengguna sistem komputer. Sehingga pada dokumen gambar, kata maupun frase ini tidak dapat ditelusuri, diubah, dihapus maupun disusun kembali. - Document Capture
Salah satu solusi penting yang digunakan dalam melakukan manajemen dokumen yaitu menggunakan capture. Dimana fungsi capture sendiri akan merespon aplikasi manajemen pada sebuah data gambar. Proses yang digunakan juga menggunakan OCR/ ICR dan juga raster-to-vector yang digunakan untuk mengkonversikan gambar. - Document Storage
Dalam DMS, terdapat fasilitas yang digunakan untuk mengelola penyimpanan dengan menggunakan berbagai alat yang ada. Seperti penyimpanan tape otomatis atau RAID (Redundant Array of Independent Disk) dan WORM (Write Once Read Many). - Communications
Adanya fitur communications pada program DMS ini berfungsi meningkatkan aktivitas kerja sama dalam sebuah workgroup. Selain itu, communications juga digunakan untuk kepentingan publikasi dalam sebuah elektronik. - Utilizing Workflow Technology
Fitur ini tentunya sebagai aplikasi workflow dalam bentuk email maupun server-based dalam Document Management System. - Document and Content Management on the Web
Adanya kemajuan dalam internet, web maupun intranet ini juga memberikan dampak pada platform DMS. Seperti kemampuan capture, Akses maupun penyimpanan informasi yang dilakukan menggunakan internet maupun melalui web.
Berikut penjelasan dari kami. Jika Ingin membaca artikel lainnya seputar teknologi atau ingin informasi lebih lanjut mengenai produk dari Indonesian Cloud, Anda dapat mengunjungi laman website kami Indonesiancloud.com, dan website VPS kami cloudhostingaja.com. Sampai jumpa di artikel lainnya.