Mengenal Document Management System dan Manfaatnya untuk Bisnis Anda

Bicara soal pengelolaan bisnis, urusan dokumen barangkali paling jarang jadi prioritas. Padahal, memahami manajemen dokumen bisa memberikan dampak luar biasa bagi perusahaan Anda, lho! Apalagi, di era modern saat ini sudah ada yang namanya Document Management System atau DMS sebagai solusi manajemen dokumen yang jauh lebih praktis dan efisien.

Apa Itu Document Management System?

Pertama, mari kita mulai pembahasan hari ini dengan pengertian DMS sebelum Anda mengetahui apa saja elemen atau komponen penting dalam sistem manajemen dokumen hingga manfaatnya.

Secara sederhana, sistem manajemen dokumen merupakan sebuah solusi program software yang dirancang secara khusus dengan tujuan untuk mengorganisir, mengamankan, menangkap, mendigitalisasi, menandai, menyetujui, dan menyelesaikan tugas pada file-file bisnis Anda.

Di setiap perusahaan atau organisasi, pasti akan selalu ada bentuk manajemen dokumen yang melibatkan proses penangkapan, penyimpanan, dan pengambilan dokumen dalam operasionalnya setiap hari. Nah, yang jadi fokus adalah proses yang diterapkan sering kali makan banyak waktu, sehingga sering diabaikan atau tidak dipandang sebagai prioritas dalam pengambilan keputusan.

Sementara itu, setiap perusahaan atau organisasi perlu memiliki sistem DMS yang efisien agar prosesnya tidak berujung jadi pemborosan waktu. Dan karena alasan inilah sistem yang dijalankan saat ini memanfaatkan sistem komputer atau perangkat lunak cloud untuk menyimpan dan mengelola dokumen elektronik.

Bagaimana DMS Digunakan dalam Aktivitas Organisasi?

Sistem manajemen dokumen digunakan untuk menangkap dan mengorganisir segala jenis dokumen ke dalam bentuk elektronik yang mudah ditemukan dan diambil ketika dibutuhkan. Dalam kasus ini, dokumen didefinisikan sebagai segala jenis objek atau informasi yang direkam dan dipandang sebagai sebuah unit data.

Bagaimana untuk dokumen fisik atau dokumen kertas seperti faktur? Untuk bentuk dokumen seperti ini, dokumen akan di-scan terlebih dahulu lalu diintegrasikan ke dalam sistem dalam bentuk elektronik tersebut agar dapat diambil di kemudian hari.

Dokumen kemudian akan diindeks berdasarkan kategorinya. Misalnya departemen atau divisi, nomor urut, vendor, atau kategori lain yang relevan untuk perusahaan Anda. Berbeda dengan manajemen dokumen tradisional yang masih manual dan menggunakan map, Document Management System menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik yang dapat diakses lebih mudah oleh personal atau klien yang berwenang.

Dengan menggunakan tempat penyimpanan elektronik terpusat seperti cloud storage dan perangkat lunak yang disediakan oleh vendor Document Management System, Anda pun bisa dengan mudah mencari dan menarik segala dokumen hanya dalam hitungan detik saja. Penarikan dokumen yang cepat ini pun bisa meningkatkan produktivitas bisnis Anda, terutama dalam hal administrasi dan manajemen dokumen.

Apa Saja Komponen Penting dalam DMS?

Secara garis besar, komponen-komponen penting dalam sistem manajemen dokumen meliputi penangkapan dokumen, penyimpanan, metadata, versioning, keamanan, pengindeksan, dan penarikan dokumen.

1.    Metadata dokumen.

Umumnya, setiap dokumen disimpan bersama dengan metadata-nya. Contohnya tanggal dan waktu penyimpanan, nama personel yang menyimpan dokumen, dan format dokumen. Sistem manajemen dokumen dapat mengambil metadata sendiri atau meminta pengguna untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan.

2.    Penangkapan dokumen (capturing).

Penangkapan dokumen yang dimaksud di sini adalah pemrosesan dokumen fisik dengan cara scanning agar dokumen dapat disimpan dalam format elektronik. Beberapa sistem menggunakan software OCR (optical character recognition) untuk mengubah gambar digital dari dokuman scan menjadi teks yang dapat dibaca. Proses penangkapan ini juga termasuk penerimaan dokumen dalam format elektronik maupun file digital lainnya ke dalam sistem.

3.    Pengindeksan.

Proses pengideksan dapat membantu pengguna melacak dokumen elektronik yang disimpan di dalam sistem. Pengindeksan ini bisa sesederhana pelacakan identifikasi dokumen di dalam sistem, atau bahkan klasifikasi secara spesifik untuk setiap dokumen berdasarkan indeks-indeks kata atau metadata yang diambil dari isi masing-masing dokumen.

Proses ini sangat penting dalam program DMS. Pasalnya, pengideksan membantu proses penarikan dokumen jadi lebih cepat, efisien, dan akurat.

4.    Penyimpanan.

Komponen ini berkaitan dengan bagaimana dokumen disimpan di dalam tempat penyimpanan pusat agar dapat ditarik nantinya. Penyimpanan meliputi lokasi-lokasi spesifik di mana masing-masing dokumen disimpan di dalam sistem, durasi penyimpanan, migrasi dokumen melalui media penyimpanan yang beragam, hingga penghancuran dokumen kelak.

5.    Penarikan dokumen.

Penarikan dokumen (retrieval) adalah elemen kunci dalam sistem manajemen dokumen, yang berkaitan dengan bagaimana dokumen ditarik dari penyimpanan pusat. Proses penarikan ini terbilang kompleks karena mengatur juga soal akses dan izin ke masing-masing dokumen. Dalam penarikan dokumen, pengguna bisa mengakses dokumen berdasarkan identifikasi unik yang dikehendaki, seperti metadata dan istilah pencarian spesifik.

6.    Versioning.

Pada dasarnya, versioning adalah proses di mana dokumen dimasukkan atau dikeluarkan dari sistem, dan memungkinkan pengguna untuk mengakses dokumen versi terkini atau versi sebelumnya. Karena dokumen pasti akan diperbaharui dari waktu ke waktu, versioning pun dibutuhkan untuk memastikan pengguna masih bisa mengakses salinan versi sebelumnya sebagai referensi.

7.    Pencarian.

Lewat pencarian, pengguna bisa menemukan dokumen atau folder tertentu menggunakan atribusi atau pencarian teks penuh. Atribusi yang dimaksud misalnya judul dokumen, tag, dan metadata lainnya.

8.    Pembagian atau distribusi.

Dalam sistem manajemen dokumen yang efisien, proses distribusi atau pembagian (sharing) dokumen, sebagian dokumen, folder, atau bahkan seluruh akun dapat diatur agar bisa dilakukan oleh personel yang berwenang. Sistem juga bisa memberikan izin untuk melihat dokumen (“View”) atau mengedit (“Edit”) bagi pengguna dengan izin untuk mengedit metadata.

9.    Keamanan dokumen.

Dan pastinya, keamanan dokumen jelas tidak bisa diabaikan dalam sistem manajemen dokumen. Apalagi, kemajuan teknologi digital sayangnya juga diiringi dengan kecanggihan ancaman keamanan seperti crypto-ransom malware. Oleh karena itu, menyimpan dokumen di tempat penyimpanan pusat yang aman jelas adalah sebuah kewajiban.

Aspek keamanan lainnya yang juga perlu diperhatikan adalah pencadangan atau backing up (backup). Tanpa adanya dokumen backup, perusahaan Anda berpotensi mengalami kerugian luar biasa, terutama jika terdapat serangan virus atau peretas hingga adanya bencana alam atau kebakaran.

Apa Saja Manfaat DMS untuk Perusahaan Anda?

Pada akhirnya, sistem manajemen dokumen tak hanya sekadar penyimpanan cloud saja. Sebab, sistem manajemen dokumen yang canggih bisa menangani aliran dokumen dalam jumlah besar sehingga seluruh SDM perusahaan pun bisa menggunakan waktu dan tenaga untuk meningkatkan produktivitasnya.

Manfaat yang bisa Anda rasakan lewat penerapan sistem manajemen dokumen meliputi:

  • Kemudahan dalam mengelola dokumen lewat sistem manajemen dokumen yang secara khusus dirancang untuk kebutuhan bisnis dan organisasi
  • Hemat waktu, karena dalam bisnis waktu adalah uang. Jika waktu personel lebih banyak digunakan untuk tugas-tugas yang tidak produktif, tentu hal ini akan berdampak pula pada performa perusahaan
  • Ketenangan hati dan pikiran karena risiko keamanan dokumen yang diminimalisir lewat sistem keamanan yang canggih

Apakah Anda sudah siap untuk beralih ke Document Management System yang canggih dan modern untuk meningkatkan produktivitas perusahaan Anda?

Selamat! Indonesian Cloud Jetski Racing Team Peroleh Runner Up Dunia

Atlet Jetski andalan Indonesia, Aqsa Sutan Aswar berhasil menyabet Runner Up Juara Dunia untuk Indonesia dalam gelaran World Finals 2021, Lake Havasu City, Arizona-USA...

Fitur-Fitur Menarik yang Terdapat pada Saat Pembelajaran LMS dan Wajib untuk Diketahui

Akhir-akhir ini bagi kalian Bapak dan Ibu guru sudah tidak asing dengan istilah LMS atau yang sering dikenal dengan sebutan Learning Management System.  Istilah...

Share

#Trending

Promosi

Jalani bisnis atau industri anda bersama Indonesian Cloud

Dapatkan tawaran menarik dengan mendaftar ke Newsletter kami.