Pentingnya Penggunaan Sistem Digitalisasi Arsip Dokumen Untuk Menghindari Maraknya Kasus Pemalsuan Dokumen dan Kehilangan Dokumen

Saat ini dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih membuat setiap kegiatan kita menjadi lebih efektif dan efisien. Ada banyak sekali kecanggihan yang teknologi yang saat ini dapat kita rasakan, misalnya saja seperti kegiatan bisnis (meeting) yang dapat dilakukan dari jarak jauh, proses pembelajaran yang dapat dilakukan secara daring (online), kegiatan transaksi keuangan yang tidak memerlukan uang dalam bentuk fisik (digital), dan lain sebagainya.

Terlepas dari itu semua, kegiatan untuk mengatur dokumen bagi sebuah organisasi atau perusahaan saja saat ini sudah bisa dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Pernahkah Anda mendengar istilah Document Management System? Sebuah solusi yang dapat membuat proses pengaturan dan penyimpanan dokumen Anda menjadi lebih cepat dan mudah. Saat ini sudah banyak sekali organisasi atau perusahaan yang telah menerapkan sistem tersebut, terlebih lagi ada banyak manfaat yang dapat diperoleh.

Kira-kira apa sajakah manfaat dari sistem Document Management System ini? Berikut penjelasannya.

  1. Lapisan keamanan yang terjamin, sistem DMS dilengkapi dengan teknologi enkripsi yang memungkinkan dokumen Anda tidak dapat diakses oleh sembarang orang.
  2. Meminimalisir kerusakan akibat bencana, karena Indonesia tercatat sebagai negara dengan jumlah gempa bumi terbanyak tentunya kehadiran arsip dokumen digital ini menjadi solusi sebagai antisipasi dari terjadinya bencana.
  3. Menghemat kurang lebih 20% dari ruang yang ada di kantor, karena penyimpanan dokumen ini dilakukan secara digital dan tentunya mengurangi penggunaan kerta (paperless). Dan tentunya ini dapat menghemat biaya operasional perusahaan Anda.
  4. Penemuan dokumen menjadi lebih cepat, ini sebagai salah satu cara untuk meminimalisir kesulitan dalam pencarian dokumen. Sehingga proses pelayanan terhadap klien menjadi lebih efektif dan mudah.
  5. Penyebaran informasi yang lebih cepat, dengan penggunaan sistem DMS ini Anda dapat mengirimkan dokumen yang dibutuhkan hanya dalam hitungan detik saja.

Namun, saat ini masih ada saja instansi atau perusahaan yang belum menggunakan sistem pengarsipan dokumen secara digital ini. Hal ini dibuktikkan dengan banyaknya kasus seperti kehilangan dokumen penting dan pemalsuan dokumen perusahaan. Berikut beberapa kasusnya:

  • Kasus Pemalsuan Dokumen PT BCMG

Kasus ini bermula ketika korban bernama Chen Tian Hua diwakili kuasa hukumnya Denni melakukan pelaporan RL dan kawan-kawan soal dugaan pidana pemalsuan surat undangan RUPS LB PT BCMG. Di mana dalam surat tersebut diterangkan bahwa PT Tambang Sejahtera dan Multiwin Asia Limited selaku pemegang saham memohon untuk dilaksanakan RUPSLB di PT BCMG Tani Berkah pada tanggal 5 April 2019 dan tanggal 20 Agustus 2019. Padahal, kenyataannya surat permohonan tersebut tidak ada.

Kemudian dari hasil RUPS LB tersebut terbit Akta Nomor 4 tanggal 8 April 2019 dan Akta Nomor 11 tanggal 20 Agustus 2019 yang dibuat oleh Notaris Mia R Setiangningsih, dimana terjadi perubahan susunan direksi dan komisaris di PT BCMG Tani Berkah dan korban Chen Tian Hua selaku Komisaris Utama sebelumnya diberhentikan dalam RUPS Luar biasa tersebut.

Di dalam kedua akta tersebut berisi keterangan yang tidak sesuai dengan sebenarnya dimana PHS yang menerangkan dalam akta mewakili pihak Multiwin Asia Limited padahal dari pihak perusahaan Multiwin Asia Limited tidak pernah memberikan kuasa untuk mewakili Multiwin Asia Limited dalam RUPSLB PT BCMG Tani Berkah.

Dengan begitu, perbuatan tersangka mengakibatkan korban tidak lagi menjadi Komisaris di PT BCMG Tani Berkah berdasarkan Akta Nomor 4 tanggal 8 April 2019 dan kehilangan hak-hak atas pengelolaan eksplorasi tambang di perusahaan tersebut. Dalam hal ini, korban mengalami kerugian materi atas biaya operasional yang sudah dikeluarkan ke PT BCMG Tani Berkah sejumlah kurang lebih Rp100 miliar.

  • Dokumen hilang di Instansi Negara

Tim Pencari Fakta dibentuk pada 2004 dan telah menyelesaikan laporan investigasi mereka. Dokumen bahkan telah diserahkan secara langsung kepada Presiden Soesilo Bambang Yudhoyono pada 24 Juni 2005 di Istana Negara. Kini, Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) mengaku tak lagi memegang dokumen tersebut.

Pada Senin (10/10/2016), Kontras memenangkan gugatan terhadap Kemensetneg. Majelis hakim memerintahkan lembaga negara itu segera mengumumkan dokumen TPF. Namun Kemensetneg, mengaku tak memiliki dokumen tersebut. Kemensetneg beralasan, pokoknya kami tidak menguasai dokumen itu. Aneh sekali menurut saya. Memang bisa saja sebuah laporan atau dokumen hilang di dalam sebuah instansi negara dan itu bukan hal yang baru.

Dari kasus pertama dapat disimpulkan bahwa sebenarnya dokumen-dokumen krusial seperti undangan RUPS dan akta perusahaan itu seharusnya tidak bisa diakses oleh sembarang orang. Karena tentunya hal ini sangat penting bagi sebuah perusahaan, karena jika satu dokumen saja diakses oleh orang asing dengan niat jahat tentu akan menimbulkan banyak kerugian. Dan dari kasus kedua, kita dapat menyimpulkan bahwa keteledoran seseorang (human error) dapat berbuntut panjang bagi kedepannya. Walaupun dalam kasus tersebut mengatakan bahwa dokumen itu telah diberikan oleh Kementerian Sekretariat Negara dan disaksikan oleh banyak orang namun pada nyatanya Kemensetneg mengaku tidak lagi memegang dokumen tersebut.

Dapat diketahui bahwa betapa pentingnya penggunaan sistem Document Management System ini. Semata-mata untuk mengurangi risiko kerugian perusahaan dan keteledoran seseorang (human error). Oleh karena itu, PT Indonesian Cloud menyediakan sebuah solusi untuk Anda untuk meminimalisir hal-hal seperti kasus diatas. Dengan penggunaan yang sangat mudah, dapat diakses kapan saja dan dimana saja tentunya oleh orang yang diperuntukkan untuk memegang akses dokumen tersebut.

Jika Anda tertarik dan ingin mengetahui informasi lebih seputar Document Management System PT Indonesian Cloud, dapat kunjungi laman website kami di https://indonesiancloud.com/.

Mengenal Apa Sih Hardware Security Module Itu dan Contoh Penggunaannya

Tahukah Anda apa itu Hardware Security Module (HSM) Sederhananya Hardware Security Module (HSM) adalah salah satu perangkat komputasi yang menghasilkan, mengakses, dan melindungi materi kunci...

Mari Berkenalan Dengan Microsoft Office 365 dan Ketahui Kelebihannya

Microsoft office 365 merupakan paket layanan produk terbaru yang dikeluarkan oleh Microsoft. Sebagai inovasi terbaru, aplikasi Microsoft Office 365 tentu memiliki lebih banyak fitur...

Share

#Trending

Promosi

Jalani bisnis atau industri anda bersama Indonesian Cloud

Dapatkan tawaran menarik dengan mendaftar ke Newsletter kami.