Pastinya kamu sudah tidak asing lagi dengan yang namanya dokumen, bisa itu dokumen untuk perjalanan, surat, dokumen untuk kepemilikan barang berharga dll. Pastinya kalian juga tahu bahwa sebuah dokumen merupakan hal cukup penting, bukan hanya untuk perorangan tetapi juga bagi sebuah instansi, maupun organisasi karena berisi tentang data penting suatu instansi.
Dengan adanya perkembangan teknologi maka sekarang ini terdapat berbagai inovasi yang akan mempermudah dalam mengolah sebuah dokumen yang pastinya cukup banyak tersebut. Salah satunya adalah aplikasi dari Indonesia Cloud yang bernama CloudD Document Management System yang berfungsi untuk dapat melakukan konversi sebuah dokumen dalam bentuk fisik ke digital.
DMS ini juga berguna untuk menyimpan dokumen, melacak dan mengatur sebuah dokumen dengan sistem digital sehingga nantinya dapat mengurangi penumpukan dokumen.
Pentingnya Menggunakan Program DMS
Berikut ini adalah beberapa hal penting dalam penggunaan document management system untuk sebuah organisasi maupun perusahaan :
- Bisa untuk mencari tahu jejak maupun sejarah dari berbagai dokumen, jika suatu saat ada sebuah pembaruan pada data informasinya pada sebuah dokumen tersebut, selain itu juga lebih dapat untuk meningkatkan dalam manajemen informasinya.
- Bagi para staff di sebuah perusahaan yang sering menghadapi customer biaya untuk mendapatkan akses mengenai informasi yang mereka perlukan supaya lebih bisa memberikan sebuah pelayanan yang lengkap dan juga lebih efektif dan mudah.
- Lebih dapat melakukan penghematan biaya untuk printer, pencetakan, karena seluruh dokumen tersebut akan dipegang secara elektronik.
- Pada saat dikombinasikan dengan media elektronik seperti gadget, maka akan lebih efektif dan fleksibel, selain itu dapat dilakukan pekerjaan dari rumah, staf lebih bisa untuk melakukan akses dimanapun mereka berada.
- Pencapaian untuk ke efisiensi begitu sangat signifikan untuk bisa dicapai, berkaitan dengan resource yang diperlukan dalam pengolahan data informasi terhadap client. Jadinya nanti ketika kelebihan akan sumber daya maka dapat dialihkan untuk keperluan yang lainnya.
- Ketika sebuah informasi dapat dipegang secara digital maka berbagai dokumen yang ada selama ini dapat dilakukan penghancuran, sehingga nantinya akan lebih mengurangi ruang yang digunakan untuk pengarsipan.
- Bisa untuk menghemat ruangan yang ada dalam kantor kurang lebih 20%, karena penyimpanan datanya dilakukan secara elektronik dan pastinya juga akan lebih dapat mengurangi penggunaan kertasnya.
Dari beberapa informasi yang tersedia di atas maka dapat disimpulkan jika pengertian DMS adalah sebuah sistem yang berbasis komputer digunakan untuk melacak, menyimpan, melacak dokumen elektronik, dan juga untuk penerapan sebuah teknologi pada zaman sekarang untuk melakukan penghematan untuk penggunaan kertas, lebih mempercepat dalam berkomunikasi, lebih dapat tingkat produktivitas dalam proses berbisnis dalam suatu organisasi dan juga perusahaan.