Document Management- Pastinya kamu sudah tidak asing lagi dengan yang namanya dokumen. Dokumen ini bisa dokumen untuk perjalanan, surat, dokumen untuk kepemilikan barang berharga dll. Pastinya kalian juga tahu bahwa sebuah dokumen merupakan hal cukup penting. Tak hanya untuk perorangan tetapi juga bagi sebuah instansi, maupun organisasi karena berisi tentang data penting suatu instansi.
Mengenai Document Management System
Dengan adanya perkembangan teknologi maka sekarang ini terdapat berbagai inovasi yang akan mempermudah dalam mengolah sebuah dokumen. Salah satunya adalah aplikasi dari Indonesia Cloud yang bernama Cloud Document Management System. Aplikasi ini berfungsi untuk dapat melakukan konversi sebuah dokumen dalam bentuk fisik ke digital.
DMS ini juga berguna untuk menyimpan dokumen, melacak dan mengatur sebuah dokumen dengan sistem digital. Dengan ini, nantinya dapat mengurangi penumpukan dokumen.
Pentingnya Menggunakan Program Document Management System
Berikut ini adalah beberapa hal penting dalam penggunaan document management system untuk sebuah organisasi maupun perusahaan :
- Bisa untuk mencari tahu jejak maupun sejarah dari berbagai dokumen. Jika suatu saat ada sebuah pembaruan pada data informasinya pada sebuah dokumen tersebut. Hal lainnya yaitu selain itu juga lebih dapat untuk meningkatkan dalam manajemen informasinya.
- Bagi para staff di sebuah perusahaan yang sering menghadapi customer biaya untuk mendapatkan akses mengenai informasi yang mereka perlukan. Hal ini bertujuan supaya lebih bisa memberikan sebuah pelayanan yang lengkap dan juga lebih efektif dan mudah.
- Lebih dapat melakukan penghematan biaya untuk printer, pencetakan, karena seluruh dokumen tersebut akan dipegang secara elektronik.
- Pada saat dikombinasikan dengan media elektronik seperti gadget, maka akan lebih efektif dan fleksibel, selain itu dapat dilakukan pekerjaan dari rumah, staf lebih bisa untuk melakukan akses dimanapun mereka berada.
- Pencapaian untuk ke efisiensi begitu sangat signifikan untuk bisa dicapai, berkaitan dengan resource yang diperlukan dalam pengolahan data informasi terhadap client. Jadinya nanti ketika kelebihan akan sumber daya maka dapat dialihkan untuk keperluan yang lainnya.
- Ketika sebuah informasi dapat dipegang secara digital maka berbagai dokumen yang ada selama ini dapat dilakukan penghancuran, sehingga nantinya akan lebih mengurangi ruang yang digunakan untuk pengarsipan.
- Bisa untuk menghemat ruangan yang ada dalam kantor kurang lebih 20%, karena penyimpanan datanya dilakukan secara elektronik dan pastinya juga akan lebih dapat mengurangi penggunaan kertasnya.
Kesimpulan Dari DMS
Dari beberapa informasi yang tersedia di atas maka dapat disimpulkan jika pengertian DMS adalah sebuah sistem yang berbasis komputer digunakan untuk melacak, menyimpan, melacak dokumen elektronik, dan juga untuk penerapan sebuah teknologi pada zaman sekarang untuk melakukan penghematan untuk penggunaan kertas, lebih mempercepat dalam berkomunikasi, lebih dapat tingkat produktivitas dalam proses berbisnis dalam suatu organisasi dan juga perusahaan.
Berikut penjelasan dari kami. Jika Ingin membaca artikel lainnya seputar teknologi atau ingin informasi lebih lanjut mengenai produk dari Indonesian Cloud, Anda dapat mengunjungi laman website kami Indonesiancloud.com, dan website VPS kami cloudhostingaja.com. Sampai jumpa di artikel lainnya.