Manajemen Dokumen- Dalam suatu kegiatan organisasi, sudah tidak asing lagi dengan adanya dokumen surat, laporan maupun dokumen penting lainnya. Dokumen tersebut tentunya berisi banyak informasi penting yang menyangkut banyak hal, sehingga perlu sekali penerapan program DMS (Document Management System), agar lebih tertata dan tidak tercecer.

Manajemen Dokumen Yang Kurang Baik

Pengelolaan dokumen yang kurang baik juga bisa menghambat proses dalam suatu organisasi tersebut. Apalagi jika penyimpanan dokumen ini masih dilakukan secara manual yang bisa berdampak terhadap keamanan dokumen.

Adanya DMS ini tentunya akan lebih memudahkan anda untuk mengelola, melacak, menerima maupun menyimpan dokumen secara rapi, bahkan mengurangi penggunaan kertas yang berlebihan.

Beberapa Ulasan Mengenai Pentingnya Sistem Manajemen Dokumen

Berikut beberapa ulasan mengenai pentingnya DMS dalam suatu kegiatan organisasi.

Memudahkan Proses pengelolaan

Pengelolaan dokumen dengan menggunakan program ini juga akan memudahkan kegiatan dalam berorganisasi. Hal ini juga akan berpengaruh ketika Anda ingin mencari dokumen secara cepat dan efektif, yang dapat meningkatkan produktivitas dalam kegiatan organisasi tersebut. 

Selain itu, pentingnya Document Management System yaitu dapat mengawasi perubahan yang terjadi pada dokumen dengan mudah dan cepat. 

Mekanisme Keamanan Dokumen

Menerapkan sistem DMS ini dapat membantu melakukan mekanisme dalam mengatur kewenangan untuk mengakses dokumen yang tersimpan berdasarkan masing-masing user. Hal ini tentunya akan meningkatkan keamanan terhadap dokumen organisasi maupun pada sebuah perusahaan. 

Sehingga tidak perlu lagi untuk mengawatirkan adanya dokumen yang tersebar, karena sistem DMS yang unggul. Adanya kontrol keamanan yang baik ini juga memudahkan proses penyebaran dokumen kepada pihak yang terkait.  

Pengurangan Biaya Operasional

Pengelolaan dokumen secara manual ini tentunya akan membutuhkan banyak kertas bahkan tempat penyimpanan dokumen. Berbeda dengan program DMS yang tidak membutuhkan kertas, maupun penyimpanan dokumen fisik, karena semua data sudah berbasis online.

Hal inilah yang dapat mengurangi biaya operasional dalam suatu kegiatan organisasi, bahkan Anda juga tidak perlu membuang kertas maupun fotocopy dokumen.

Kegunaan Lain Dari DMS

Dokumen Dapat Dikunci

Dalam program DMS juga terdapat fitur locking dimana pengguna bisa mengatur untuk mengunci dokumen tersebut. Hal ini bertujuan agar dokumen tersebut tidak mengalami perubahan maupun penghapusan dari pengguna lain. 

Selain itu tujuan dari fitur ini juga bermanfaat untuk mencegah adanya perubahan yang akan mempengaruhi isi dari dokumen penting tersebut. 

Memudahkan Proses Pelacakan dan Pengelompokkan Dokumen

Pada document management system ini juga memudahkan untuk melakukan proses pelacakan informasi yang dibutuhkan. Baik informasi mengenai pembuatan maupun pengubahan dokumen. Hal ini juga dapat diketahui dari informasi nama pengguna, deskripsi tipe perubahan maupun tanggal. 

Untuk mempermudah, Anda juga bisa mengelompokkan dokumen tersebut yang bisa disesuaikan dengan struktur maupun hierarki kategori dari kegiatan organisasi tersebut. Sehingga program DMS ini akan mempermudah dan mempercepat alur proses kerja dalam organisasi.

Berikut penjelasan dari kami. Jika Ingin membaca artikel lainnya seputar teknologi atau ingin informasi lebih lanjut mengenai produk dari Indonesian Cloud, Anda dapat mengunjungi laman website kami Indonesiancloud.com, dan website VPS kami cloudhostingaja.com. Sampai jumpa di artikel lainnya.