Alasan Perusahaan Sebaiknya tidak Menggunakan Email Gratisan dan Solusinya

Di masa sekarang, email adalah tulang punggung dari setiap perusahaan. Dengan email, Anda bisa dengan mudah berkomunikasi secara internal ke sesama kolega di perusahaan, atau eksternal ke partner atau klien. Meskipun mudah memilih layanan email mana berdasarkan popularitas, penting untuk memertimbangkan opsi-opsi yang ada sebelum menentukan email mana yang akan Anda dan tim gunakan.

Penyedia email bukan hanya membuat Anda bisa mengirim atau menerima email dengan domain custom, tapi juga menawarkan tools tambahan seperti shared contact dan kalender untuk perusahaan. Untuk mempermudah Anda dalam memilih email mana yang sesuai dengan kebutuhan, berikut penyedia email terbaik beserta kekurangan dan kelebihannya.

Kenapa harus Profesional email services padahal ada yang gratis seperti Gmail?

Perusahaan-perusahaan yang masih menggunakan layanan gratis akan terlihat tidak profesional, sehingga orang bisa berasumsi terhadap legitiasi perusahaan Anda. Bisa jadi orang-orang akan mempertanyakan keseriusan Anda menjalankan bisnis, lalu juga ada yang berpikir mungkin perusahaan Anda tidak akan bertahan lama. Kemungkinan perusahaan Anda diserang oleh para pelaku serangan siber juga semakin besar.

Maka dari itu, daripada menjalankan bisnis dengan email gratis seperti Gmail, Outlook, atau Yahoo, sebuah ide bagus jika Anda mulai memilih menggunakan layanan email bisnis. Berikut keuntungan jika Anda menggunakan email khusus bisnis.

  • Membangun kepercayaan perusahaan

Jika ingin konsumen atau klien menganggap bisnis Anda serius, penggunaan email gratis tidak akan membantu. Dengan email bisnis, konsumen tahu perusahaan Anda dapat dipercaya. Meskipun tim Anda masih kecil, Anda bisa memberikan tampilan bermacam di divisi-divisi yang Anda punya dengan ID email berbeda untuk billing, sales, support, hingga karir.

  • Profesional

Anda pasti berinteraksi secara intens dengan klien via email. Ketika calon klien atau konsumen membuka email, penggunaan email bisnis akan langsung membuat imej profesional terhadap Anda.

  • Melindungi data perusahaan

Email gratis rentan terhadap serangan malware dan spam. Keamanan mereka kurang apik untuk penggunanya, sehingga Anda juga tidak memiliki kendali penuh terhadap email yang dimiliki. Jika menjalankan bisnis, Anda juga harus melindungi data-data perusahaan sekaligus data konsumen. Oleh karena itu, Anda tidak ingin memiliki risiko menggunakan email gratis yang bisa membuat perusahaan Anda rentan terhadap serangan siber.

3 Opsi Untuk Email Bisnis

Ketika memilih email bisnis, keputusan pertama yang harus Anda buat adalah bagaimana Anda meng-host email. Anda memiliki tiga opsi utama:

  • Shared Web dan Email Hosting: Mayoritas penyedia web hosting juga menawarkan email hosting. Contohnya, jika Anda meng-host website melalui penyedia seperti InMotion, Anda bisa meng-host email Anda di sana. Terkadang email hosting termasuk dalam paket langganan web hosting secara gratis.
  • Email self-hosted: Jika Anda memiliki server sendiri, Anda bisa meng-host email Anda sendiri daripada melalui pihak ketika. Meskipun menawarkan kontrol lebih baik, tapi self-hosting memiliki kekurangan. Biaya tambahan pada server dan admin sistem untuk pemeliharaan, lalu keharusan untuk terus menjaga email Anda agar tidak ditandai sebagai spam sehingga membuat hosting pihak ketiga opsi yang lebih baik.
  • Email hosting pihak ketiga: Jika membutuhkan fitur lebih banyak dari yang ditawarkan web hosting, Anda bisa mencari penyedia email hosting. Email hosting pihak ketiga bisa membuat Anda terhindar dari biaya tambahan hosting mandiri. Lalu paket langganan dari layanan email hosting yang kadang ditambah tools yang mungkin Anda butuhkan seperti shared contact dan kalender, built-in video conference, team chat, dan masih banyak lagi. Indonesiana Cloud menyediakan layanan Zimbra mail services untuk kebutuhan email dan kolaborasi bagi perusahaan anda

Anda juga tidak boleh mengesampingkan perbedaan antaran penyedia email hosting dengan klien email. Email host membuat Anda bisa mengirim dan menerima email melalui beragam jaringan, sementara klien email adalah aplikasi yang Anda gunakan untuk membaca dan menulis email. Email host dan klien email Anda tidak harus sama. Contohnya Anda bisa mengirim dan menerima email melalui G Suite di desktop atau aplikasi Microsoft Outlook.

Fitur apa yang dicari dari email bisnis?

Ketika Anda mengombinasikan email dan web hosting, Anda sudah mendapatkan fitur-fitur yang dibutuhkan. Keputusan sulit akan terjadi jika Anda ingin membeli email hosting pihak ketiga. Terdapat banyak fitur yang bisa dipertimbangkan dan dievaluasi, sehingga Anda bisa memilih yang sesuai kebutuhan. Sebagai contoh, perusahaan di bidang kesehatan dan perbankan memiliki regulasi ketat yang harus dipatuhi sehingga kebutuhannya berbeda dengan perusahaan marketing agency.

Jadi, daripada melihat fitur satu per satu yang ditawarkan email hosting, berikut fitur yang cocok untuk segala bentuk bisnis:

  • Domain khusus: Seluruh email host memiliki fitur yang bisa membuat Anda memiliki akun email menggunakan alamat domain website perusahaan.
  • Dukungan 24/7: Jika Anda belum memiliki sistem administrator, Anda tidak harus merekrutnya untuk mengatur email. Penyedia email sudah menawarkan dukungan 24 jam dalam seminggu penuh, sehingga akan selalu ada seseorang yang siap mmembantu jika Anda punya pertanyaan atau isu.
  • Keamanan: Anda dapat merutekan semua email melalui aplikasi pihak ketiga untuk mendapatkan fitur seperti filter spam dan virus, namun mayoritas perusahaan lebih baik menggunakan email host yang memiliki fitur tersebut secara built-in.
  • Ruang penyimpanan mailbox: Jika karyawan Anda membuat keputusan bisnis atau berkomunikasi dengan klien/konsumen melalui email, mereka akan membutuhkan banyak ruang penyimpanan untuk mengarsipkan email lama. Penyedia email pun akan menawarkan minimal 2GB ruang penyimpanan per pengguna.
  • Batas ukuran pengiriman: Setiap penyedia email memperbolehkan Anda mengirim tautan email maksimal sebesar 25MB. Bahkan ada beberapa yang mmenawarkan file sharing atau tool FTP sehingga Anda bisa mengirim file ukuran yang lebih besar lagi.

Berdasarkan kriteria-kriteria yang sudah dijelaskan, berikut 6 email host populer dengan fitur terbaik:

  1. Zimbra Mail budget terjangkau serta fiturnya juga bisa untuk kolaborasi.
  2. Office 365 cocok untuk perusahaan yang menggunakan bermacam aplikasi Microsoft.
  3. G Suite karena merupakan versi bisnis dari gmail dan menyimpan semuanya di cloud.
  4. Zoho Workplace untuk email hosting dan tool kolaborasi dengan budget terbatas.
  5. Rackspace untuk perusahaan-perusahaan yang hanya membutuhkan email hosting.
  6. Intermedia Exchange Email untuk perusahaan-perusahaan yang membutuhkan bantuan migrasi

Sekarang, tinggal Anda yang memilih email hosting mana yang cocok dengan kebutuhan Anda. Yang jelas, mayoritas penyedia layanan email hosting sudah termasuk tool seperti file sharing, group video call, group chat, dan screen sharing, kolaborasi Anda dengan tim akan menjadi lebih efektif dan efisien.

Ancaman Cyber Terhadap Kesinambungan Bisnis Anda (Cyber Security and Business Continuity)

Kesinambungan bisnis tengah menjadi fokus para petinggi perusahaan, sebab mereka harus menemukan cara agar semuanya tetap berjalan normal di tengah pandemi COVID-19. Kesinambungan bisnis...

On Premise vs. Cloud: mana infrastruktur IT yang tepat untuk rumah sakit ?

Berbicara tentang Hospital Management Software (HMS), perangkat lunak untuk rumah sakit atau klinik, pilihannya ada banyak untuk menjawab solusi yang beragam. Beberapa rumah sakit...

Share

#Trending

Promosi

Jalani bisnis atau industri anda bersama Indonesian Cloud

Dapatkan tawaran menarik dengan mendaftar ke Newsletter kami.